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Un nouveau système de pointage qui utilise le SMS

lundi 14 janvier 2013

Les nouvelles technologies peuvent être utilisées pour résoudre de manière innovante des problèmes récurrents du monde professionnel. En général une technologie émergente connaît une période de forte croissance suivie du développement d’applications spécialisées.

Dans le cas du SMS, cette croissance s’est effectuée sous la forme d’une véritable explosion de l’utilisation de cet outil comme moyen de communication personnel et professionnel. Le développement du recours au SMS pour le marketing, la gestion de crises, les rappels de rendez-vous et de nombreuses autres applications commerciales a suivi.

Nous allons nous intéresser à comment une entreprise a développé un système de pointage révolutionnaire en utilisant le SMS. Ce nouveau système est encore plus efficace et fiable que l’ancien système mécanique et permet aux employés en déplacement de pointer facilement.

Le pointage a été mis en place pendant la révolution industrielle et existe depuis le 19eme siècle. Les anciens systèmes nécessitaient de fournir une carte de pointage aux employés qui devaient l’insérer dans une machine à leur arrivée et quand ils quittaient leur travail. Les payes étaient ensuite calculées en fonction du temps de présence et des absences. Le principe est le même avec les cartes de pointages électroniques utilisées aujourd’hui.

Ce système de pointage mécanique présente deux inconvénients majeurs. Tout d’abord il n’est pas imperméable aux fraudes, il est en effet facile de confier sa carte à un collègue. Ensuite ce système ne fonctionne que pour les employés qui travaillent au même endroit tous les jours et pas pour des employés qui doivent se déplacer au cours de leur journée, il faudrait en effet installer une machine dans tous ces lieux et s’assurer qu’elle soit reliée par internet au système principal, ce qui en plus d’être difficile n’est pas rentable.

Le SMS permet de résoudre les insuffisances des systèmes de pointage traditionnels et offre également la possibilité de mieux gérer les absences et le traitement des payes. Comment fonctionne ce nouveau système ?

Ce nouveau système remplace les traditionnelle machines de pointage par un appareil électronique installé sur les sites où travaillent les employés, un chantier par exemple. Cet appareil dispose d’un écran LCD qui affiche un code de 8 chiffres, chaque code est dédié à un site particulier et ce code change toute les 30 secondes. Pour pointer il suffit à un employé d’envoyer par SMS le code de 8 chiffres à un numéro dédié. Cette solution a été développé via des SMS envoyés vers un numéro court gratuit ce qui signifie que n’importe quel téléphone portable capable d’envoyer et de recevoir des SMS peut être utilisé et cela sans aucun coût pour l’employé.

Lorsque le message de pointage est reçu, l’employé est identifié grâce à son numéro de téléphone, le système vérifie ensuite que le site et le code sont corrects et l’employé est automatiquement pointé. Un des autres avantages de ce système est que les heures de pointage sont reçues en temps réel ce qui permet de mieux gérer les absences et les emplois du temps. Cette solution est également compatible avec les logiciels de paye car toutes les données sont transmises sous format électronique.

Cette solution qui tire avantage de la versatilité du SMS permet donc de résoudre les problèmes posés par les systèmes de pointage traditionnels.

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