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Comment organiser un séminaire ?

samedi 1er décembre 2012

L’organisation d’un séminaire est une tâche qui vous demande du temps. Afin de vous faciliter le travail et alléger votre charge, vous pouvez le préparer quelques mois à l’avance.

Si c’est la première fois que vous allez devoir tout organiser, il n’y a pas trop à s’en faire. Vous pouvez suivre ces quelques conseils. La première chose à faire est de chercher à savoir quel est le but exact du séminaire et d’identifier les participants. Après avoir pris connaissance de ces deux points, vous pouvez déterminer la salle de séminaire qui s’adapte à l’évènement, sans oublier le côté pratique pour la majorité des participants. L’idéal est d’opter pour une salle de séminaire à proximité de la gare ou de l’aéroport.

Il vous faut également connaître le montant du budget alloué à la location de salle, ainsi que le nombre des participants. Cela vous permettra de définir le standing ainsi que la capacité de l’établissement que vous allez devoir trouver. Il faut également évaluer vos besoins en équipements tels l’éclairage ou les vidéoprojecteurs, et vérifier qu’ils seront fournis par l’établissement ou si vous devrez les ramener vous-même.

Pour une bonne cohésion des personnes qui vont assister au séminaire, il vous est conseillé de choisir un établissement qui peut se charger de l’organisation buffet. Les activités annexes sont aussi de bons moyens pour renforcer les liens entre les participants. Le mieux serait de trouver un établissement disposant de toutes les infrastructures nécessaires à leur organisation. Dans le cas où le séminaire dure plus d’une journée, il vous faut prévoir un hébergement pour les participants.

Il faut bien choisir la date de la manifestation afin de ne pas tomber en haute saison, période à laquelle, il est difficile de trouver une salle disponible à la date que vous souhaitez. Il se peut aussi que votre date coïncide avec d’autres évènements bruyants, comme un mariage ou un bar mitzva paris, qui pourra déconcentrer les participants.

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